Como armazenar e organizar corretamente os documentos da sua empresa

Quando você tem uma empresa, os documentos são fundamentais para assegurar a continuidade dos processos, além de garantir apoios jurídicos, contábeis e financeiros, sendo importante armazenar e organizar corretamente eles, evitando a perda de arquivos que, em algum momento, serão essenciais para o seu negócio.

E os documentos gerados em todos os processos da sua empresa são tantos que, muitas vezes, pode faltar espaço físico, tornando o ambiente de trabalho mais caótico e potencializando os riscos de perdas de informações importantes, e esse problema acontece inclusive se os documentos estiverem digitalizados.

Afinal, sem uma organização adequada, achar um determinado contrato ou fatura pode fazer você perder um tempo precioso e poderia ser mais produtivo.

Pensando em formas de te ajudar a armazenar e organizar corretamente os documentos da sua empresa, preparamos esse artigo, acompanhe!

Os possíveis tipos de armazenamentos

Hoje existem cada vez mais serviços em nuvem que prometem armazenar documentos digitalmente, porém, os papéis ainda são essenciais quando se lida com contratos, documentos jurídicos, peças administrativas e balanços financeiros, entre outros.

Nos casos dos documentos físicos, é importante armazenar ele em um lugar adequado, arejado e livre de umidade, se você não tiver muito espaço físico, pode contar com empresas especializadas em guardar móveis e documentos, como é o caso da Iugas, a qual possui uma infraestrutura sólida e de ponta para proteger os seus papéis.

Crie um sistema de classificação dos documentos

De nada adianta armazenar os seus documentos em um espaço adequado se você não souber localizar um contrato específico com precisão e agilidade. Assim, é importante criar um sistema de classificação para organizar os seus arquivos.

Esse sistema pode ser identificado com etiquetas, um papel afixado no guarda-documento ou digitalmente, sendo facilmente consultado e agilizando no processo de localizar o que você precisa, sendo que outra dica importante é adotar um sistema de cor: isso facilitará a busca visual. 

Use caixas ou gavetas de armazenamentos

Outra forma de maximizar organização dos seus documentos são o uso de caixas ou gavetas metálicas, todas corretamente identificadas, seguindo a dica do tópico anterior. Isso também vai contribuir para a integridade dos seus papéis, os protegendo contra as ações do tempo e de agentes nocivos, como traças.

Com essas dicas, e contando com uma empresa sólida e de ponta para te ajudar a armazenar os seus documentos, a sua empresa ganha em tempo e praticidade para continuar firme rumo ao sucesso, sem deixar de lado a sua tranquilidade.